Dokumentacja firmowa

Przechowywanie dokumentacji firmowej

 

Zakładając własną firmę powinniśmy wyposażyć ją w... szafki. To nie żart, przepisy prawa nakazują bowiem przechowywanie dokumentacji firmy oraz określają szczegółowo okres przez jaki dokumentacja musi być archiwizowana.

 

Jakie dokumenty należy archiwizować?

 

Dokumenty, które należy archiwizować ze względu na przepisy prawa to:

- Dokumenty podatkowe – powinna być przechowywana przez 5 lat, od końca roku kalendarzowego, w którym zaistniał obowiązek podatkowy. Mówią o tym przepisy Ustawy o rachunkowości, oraz art. 86 Ordynacji podatkowej. Za brak dokumentacji lub niewłaściwe jej przechowanie grozi grzywna do kilkudziesięciu tysięcy złotych.

- Dokumenty ZUS, w tym szczególnie: zgłoszenia, rozliczenia oraz dokumenty płatnicze. Co do dokumentów zgłoszeniowych to prawo nie określa przy jaki czas powinny być one przechowywane, dokumenty rozliczeniowe muszą być przechowywane zarówno w formie papierowej jaki i elektronicznej przez 10 lat, natomiast dokumenty płatnicze podlegają zasadą przechowywania dokumentów w myśl Ordynacji Podatkowej.

- Dokumenty pracownicze, czyli wszystkie dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika w myśl ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych art. 125a ust. 4. muszą być przechowywane przez 50 lat od zakończenia pracy przez osobą ubezpieczaną.

 

Jakie dokumenty powinny być archiwizowane?

 

Obok obowiązkowego przechowywania dokumentów, do którego obliguje przedsiębiorce prawo, są również dokumenty, które dla własnego dobra należy przechowywać. Dla ułatwienia archiwizacji warto skorzystać z jednego z licznych systemów informatycznych umożliwiających digitalizację i archiwizację danych, dzięki czemu dostęp do dokumentacji jest o wiele łatwiejszy. Dokumenty, które warto archiwizować to:

 

- wszelkiego rodzaju umowy handlowe zawierane przez przedsiębiorstw

- wypowiedzenia i rozwiązania umów

- gwarancje i dokumenty reklamacyjne oraz przeglądy techniczne

- różne wersje projektów, planów oraz koncepcji kreatywnych

- raporty i analizy funkcjonowania firmy